4 dicas para gerir o tempo de forma eficaz

“Tempo é dinheiro!” já dizia Benjamin Franklin 😉 Se queres ser empreendedor de sucesso deves considerar esta frase para gerir o tempo de forma eficaz e alcançares os teus objetivos.

1 – Cria um plano para gerir o tempo:

Desenvolve um plano diário para as tuas tarefas. Qual é a vantagem? De imediato consegues visualizar de uma forma geral todas as tarefas que tens para fazer e dessa forma gerir o tempo que vais dedicar a cada uma delas. Existem várias ferramentas que podes usar para gerir as tarefas de trabalho:

Antes de escolheres uma destas plataformas verifica se tem todas as ferramentas de trabalho que necessitas para gerir as tuas tarefas. Cada caso é um caso.

2 – Regista o tempo que vais dedicar a cada tarefa

Depois de fazeres o planeamento das tuas tarefas regista quanto tempo vais dedicar a cada uma. Dessa forma poderás ter noção se esse plano diário é executável. Para quê estar a criar ansiedade “Tenho de terminar estas tarefas todas hoje!”. Ao registares o tempo irás gerir o tempo de forma mais eficaz e real.

Durante um ano trabalhei com a Maria Cardoso, da Academia de Assistentes Virtuais. A Maria é imparável no que diz respeito à gestão de tarefas e projetos. E com ela aprendi a gerir o tempo e a planear cada tarefa ao pormenor. Aliás um dos exercícios que chegámos a fazer baseava-se em: definir num quadro dividido em 4 o que eram tarefas urgentes (importante ou não importante) e tarefas não urgentes (importante ou não importante). Imediatamente conseguia filtrar a prioridade de cada tarefa. Deixo-te o esquema em baixo. Experimenta e depois diz-me se resultou contigo 😉

3 – Saber dizer “não” é importante para gerir o tempo de forma eficaz

Admite! Quantas vezes já tiveste vontade de dizer “não” a alguém que te pediu algo à última da hora mas não foste capaz? Normal, corremos contra o tempo e quando o trabalho está a fluir e te cai um pedido com uma nova tarefa quebra imediatamente o ritmo de trabalho. Vamos ser realistas, será que é mesmo urgente? Até quando pode ser entregue esse trabalho?. Não há problema em dizer que não. Aliás é preferível admitir e dizer mesmo que o trabalho não seria entregue com a máxima qualidade num tempo que não estava estimado no teu planeamento. É uma questão de avaliar todas as frentes e o tempo que cada tarefa nova vai roubar às outras que já estavam definidas como prioridade e urgentes.

4 – Distribuir as tarefas em que não és especialista pelas pessoas certas

“Cada macaco no seu galho” é o que se costuma dizer, não é verdade? 😅

Eu sou apologista que se não sei vou tentar perceber como se faz. Ok, excelente! Mas quando se trata de tarefas que envolvem uma grande carga horária de planeamento e de execução é preferível, se tiveres hipótese, de passar a “pasta” à pessoa certa. Tenho um exemplo perfeito para te dar:

Planear conteúdos para redes sociais profissionais.

Esta tarefa qualquer um diria que fazia, um simples utilizador publica nas suas redes sociais com a frequência que quer. Em 5 minutos, numa pausa para café, durante uma viagem no comboio a caminho de casa…Mas a questão que se coloca aqui é todo o trabalho que exige um planeamento de gestão de redes sociais, como gerir o tempo de um trabalho que requer continuidade e consistência. Falo de um trabalho que não é refletido nem executado numa pausa de 5 minutos.

A título de exemplo deixo-te uma lista de todo o trabalho que está por detrás de um planeamento de redes sociais:

Pesquisar interesses para o meu público alvo;
Definir qual o formato em que foi publicar esse conteúdo de interesse (feed, story, reels…);
Desenhar os layouts atrativos para o público, escolher as cores, o tipo de letra, as imagens, toda a linguagem visual deve ser uniformizada;
Definir chamadas de atenção ( o título ideal que convença quem está a ler);
Trabalhar o conteúdo de forma a que quem lê dê vontade de ler mais e voltar à página;
Estrutura e organizar as publicações de forma a que não apareçam conteúdos parecidos com pouco tempo de intervalo;
Definir conteúdos certos, ou seja, fazer um calendário por mês e definir que às segundas sai por exemplo, uma publicação sobre a empresa, às quartas dicas sobre a tua área de atuação e às sextas curiosidades e benefícios sobre o teu produto ou serviço;
Pesquisar os hashtags (palavras-chave) certos para o público das tuas redes sociais, não devem ser usados todos e mais alguns. Cada publicação deve ter o seu conjunto de hashtags, se achares que só deve ter uma, que seja só uma, mais vale uma certa que 10 erradas.

Para saberes mais sobre gestão de redes sociais entra aqui nesta página “Redes sociais“.